Statistik mengajarkan kita kapan untuk diam ! (Teori variasi)

Kita harus memahami bahwa setiap data mengandung variasi. Bila kita mengukur sesuatu dan diulangi maka dipastikan ada variasi dari ukuran pertama dan yang berikutnya.  Berapa besar variasi tergantung dari ketelitian alat ukurnya.

Demikian juga sebuah sistem, bila diukur performancenya … akan menghasilkan variasi. Produksi harian akan bervariasi dari waktu ke waktu.  Lama proses akan bervariasi dari waktu ke waktu, dstnya. variasi ada di mana-mana….

Variasi perlu kita bedakan menjadi 2 jenis. Pertama variasi biasa (normal) dan kedua variasi istimewa (khusus).  Variasi biasa, artinya variasi yang ditimbulkan oleh sistem yang dibangun, sedangkan variasi istimewa ditimbulkan oleh sesuatu diluar sistem.

Memahami perbedaan ini, bermanfaat untuk kita bagaimana mengambil keputusan. Agar lebih jelas, saya coba ilustrasikan dengan kejadian sehari-hari sbb :

Seorang karyawan baru berangkat ke kantor dengan bis jemputan.  Ia diberitahu personalia bahwa bis jemputan akan datang di titik penjemputan A pada pkl 06.00 pagi !  Sebagai karyawan baru, pada hari pertama maka ia sudah tiba di titik penjemputan pkl 05.45.  Setelah menunggu hingga pkl 06.00 bis tak kunjung datang, akhirnya bis datang pada pkl 06.15.

Dengan pengalaman tsb, ia langsung memutuskan bahwa besok tidak usah pagi-pagi, datang saja pkl 06.00 pastilah saya tidak terlambat ! Tapi siapa sangka walaupun ia tepat datang pkl 06.00, ia sudah ditinggalkan bis jemputan tsb !

Dari ilustrasi tsb, jelas bahwa pemahaman variasi dari kedatangan bis kita perlukan agar kita bisa mengambil keputusan dengan tepat.

Ada 2 kesalahan umum dalam pengambilan keputusan dihubungkan dengan variasi, yaitu :

1.  Kesalahan pertama : Menganggap variasi biasa sebagai variasi istimewa.

Dalam dunia kerja, ini sering terjadi, kita panik karena produktivitas turun atau menghukum seseorang karena kinerjanya turun (padahal ini variasi normal yang disebabkan sistem tsb).  Umumnya reaksi kita di manufaktur misalnya mengubah settingan mesin, atau mengubah kebijakan, menghukum karyawan,  .. dll…. akibatnya justru variasinya akan bertambah besar.

Sama saja bila kita membidik sasaran lalu meleset kekiri 1cm…. lalu kita mengajust dengan menggeser tangan kita ke kanan 1cm…ternyata meleset ke kanan 1,5 cm…kitapun menggeser lagi tangan kita kekiri 1,5 cm… dstnya… variasi akan semakin besar.

Oleh karena itu,  sebelum kita tahu ini variasi apa …. jangan bereaksi dulu, apalagi memberikan hukuman atau pujian…  .  Tentukan dulu apakah ini variasi normal atau variasi istimewa. Variasi normal merupakan hasil acak dari sistem yang dibangun.  Untuk mengubahnya (memperkecil atau menggeser variasi), hanya bisa dengan mengubah sistem secara fundamental. 

Dari ilustrasi bis tadi, kalau kita tahu bahwa variasi kedatangan bis adalah antara jam 05.45 -06.30, maka kita tidak perlu bereaksi bila bis datang pkl 06.20 ! karena bis bisa datang secara acak dari range waktu di atas… faktor yang mempengaruhinya bermacam-macam, tergantung komponen sistemnya dan hubungan di antara komponennya.  faktor dari kedatangan bis, misalnya kondisi bus, jarak tempuh, rumah supirnya, keramaian lalu lintas yang dilalui, dlsb.  Kalau kita ingin mengecilkan variasinya, kita harus ubah fundamental…. seperti membangun jalur khusus bus way, atau memperpendek jarak tempuh (ada pool-pool tertentu), dll.

2.  Kesalahan kedua, menganggap variasi istimewa sebagai variasi biasa.  Ini juga berbahaya, karena variasi istimewa adalah variasi yang disebabkan sesuatu di luar sistem…. maka jangan mengubah apapun dari sistem, tetapi identifikasi penyebabnya, lalu isolasi sistem dari penyebab tersebut, sehingga tidak berulang !  kalau ini terus berulang … maka ini menjadi penyebab biasa … dan sistem perlu diubah secara fundamental agar mengakomodir faktor tsb. 

Kembali ke contoh kedatangan bis jemputan di atas, bila suatu waktu bis datang pkl 07.00, maka menganggap itu variasi biasa juga konyol.  Bila kita sudah mengetahui itu variasi istimewa, maka identifikasi penyebabnya …. misalnya sang supir kemalangan (keluarganya meninggal)….. maka kita lakukan tindakan preventif agar hal tsb tidak terulang… misal…. cari supir cadangan dan sang supir wajib segera melaporkan halangannya tsb, dlsbnya.

Masih banyak konsekuensi dari pemahaman variasi biasa dan istimewa ini dalam pengambilan keputusan… misalnya dalam memandang kinerja /output sistem, kinerja karyawan, dll….

Bingung ? kompleks ? Ya jadi pemimpin memang tidak mudah ….. termasuk dalam membaca data ……

Note :

1.  Untuk menentukan variasi normal dan istimewa, digunakan metoda statistik.  Umumnya variasi biasa bila masih dalam range 3 sigma !

2. Terinspirasi dari Duran (ahli statistik) & Deming (Pakar manajemen modern & ahli statistik) & Peter Scholtes (pakar manajemen modern)

Read Full Post »

AWAS : Jangan Bergantung Pada Target Numerik (Angka) !

Ini bukan Hiperbola ! kalimat ini benar adanya, kita harus hati-hati pada target numerik. Mengapa ? berikut penjelasan singkat mengenai hal ini :
1. Target Numerik Bukan Segalanya.

Tapi hanyalah bagian dari rencana yang kita buat. Oleh karena itu kita harus melihat  proses implementasi (melihat tahap-tahap kritis dari proses yang dibangun) selain targetnya (baik numerik ataupun bukan). Sekali lagi jangan mendewakan angka …. lihat seluruh point-point penting dalam implementasi rencana kita …. hasil akan datang sendiri bila kita merencanakan dengan baik.
2. Kalau kita bergantung pada angka yang dituju, maka akan terjadi 2 kemungkinan,  yaitu :
a. Bila angka yang dituju (target numerik) sudah terlampaui, maka kita akan santai atau mengerem sumber daya yang sebenarnya mungkin masih bisa terus ditingkatkan.
b. Bila angka yang dituju (target numerik) masih jauh …. kita akan panik ! bahkan mungkin kita akan sikut sana sikut sini menghalalkan segala cara untuk mencapainya. Yang terjadi mungkin bisa lebih buruk khususnya dalam jangka panjang.

3.  Perbedaan waktu saat asumsi, perencanaan dan implementasi

Angka target yang kita buat, disusun atas asumsi saat perencanaan (t1), asumsi yang dibuat sebagai bahan perencanaan adalah asumsi dari proses belajar terdahulu (to), saat implementasi waktu sudah berubah lagi menjadi t2, evaluasi saat t3.  Perubahan waktu merubah sistem dan lingkungan, bisa jadi asumsi kita saat itu tidak tepat baik karena perubahan lingkungan maupun perubahan pelaksanaan (sistem yang kita bangun) itu sendiri……

wah kompleks banget ya…..

Betul ….seorang pemimpin saat ini perlu memikirkan hal-hal seperti ini dibandingkan hal-hal operasional managerial….. disini bedanya pemimpin (unggul) masa kini dengan pemimpin masa lalu atau yang pemimpin kebanyakan.

Kembali ke target, jadi perlukah Target Numerik ? tentu tetap perlu untuk melengkapi rencana kita. Tapi ingat target hanya sebagian dari rencana ! bukan segalanya.  Dan target harus dibuat dengan perhitungan dan pertimbangan sumber daya yang ada … jangan asal bikin target !  Buatlah juga target non numerik atau kualitatif.

Seperti kata kakangmas @pule3(kementar di bawah), target numerik bermanfaat untuk evaluasi (saya kurang sreg dengan istilah kontrol ya mas) karena lebih terukur…. Tapi jangan mendewakan, jangan berlebihan seolah-olah target segalanya…… tekankan dan lihatlah prosesnya juga…. seluruh proses lebih banyak dari sekedar angka target.

Coba kita renungkan ? Bagaimana kita menyikapi target angka ? Seringkah kita berlebihan sehingga lebih mementingkan angka target daripada prosesnya ?

semoga bermanfaat sebagai renungan hari ini …

NB : Tulisan ini terinspirasi dari salah satu point dari “14 butir Deming ” buah karya Prof Dr Edward Deming (pakar TQM, ahli statistik)

Read Full Post »

APAKAH ARTI NILAI DALAM RAPOR & KINERJA ?

Apa artinya jika kita mendapat nilai 80 dari total 100 ? apakah 80 tersebut menunjukkan performa kita ? Bila kita menelaah lebih dalam 80 bukanlah nilai kita ! nilai 80 bukanlah label kita ! Lho kok bisa begitu ???

Kalau anda mengaku sudah systems thinking, maka anda harusnya setuju dengan pendapat tersebut ! Bila anda memahami prinsip systems thinking (baca, klik  systems thinking), khususnya sikap mental kedua yaitu sistem sebagai penyebab, maka kita harus memandang nilai rapor 80 adalah feedback (umpan balik) dari sistem belajar-mengajar yang dikembangkan untuk suatu pelajaran tertentu dengan metoda tertentu yang melibatkan komponen-komponen seperti guru, murid, sarana belajar mengajar, orang tua murid, dll.

Demikian juga dengan penilaian kinerja, maka bila seseorang mendapatkan penilaian atas kinerjanya, sebenarnya nilai tersebut mewakili sistem yang dibangun atasannya dengan komponen-komponennya.  Nilai tersebut merupakan feedback (umpan balik) dari sistem yang dibangun….. bukan label untuk si pekerja !

Kalau kita sadar hal ini, maka kita tidak langsung mengatakan si anu baik si badu buruk….. kita menyikapinya dengan melihat data keseluruhan …… bagaimana sebaran nilai terjadi pada murid atau pada pekerja …….

Sebaran tersebut menjadi masukan kita sebagai leader… apa yang perlu diperbaiki … Jangan  cepat-cepat/langsung menghukum atau memberi hadiah.  Ini tidak berarti kita tidak boleh menghukum atau memberi hadiah… namun jalan menuju hal itu harus melalui tahapan-tahapan lainnya…..intinya jangan cepat-cepat memberi label baik atau buruk pada karyawan atau anak kita … sebelum kita mengetahui sistem yang ada secara mendalam…. tapi pikirkan apa yang bisa kita lakukan untuk mencapai tujuan (sistem) kita

Read Full Post »