Feeds:
Pos
Komentar

Posts Tagged ‘systems’

Kontrol atau pengawasan adalah alat manajemen yang sudah kuno ! jangan membanggakan Pengawasan Melekat yang sering dijargonkan birokrat pemerintah, jangan lagi membanggakan bahwa perusahaan ini sudah melalui kontrol yang ketat …! Anda akan ditertawakan oleh manajemen baru yang jauh lebih efektif …..

Ini perubahan paradigma ! paradigma baru ini sebenarnya didasari juga oleh teori motivasi lama yaitu teori Y Mc Gregor ! Manusia pada dasarnya ingin bekerja dengan baik.  Artinya tanpa dikontrol secara naluri kebanyakan manusia dikebanyakan waktunya ingin berbuat baik.  Bila ybs tidak melakukan dengan baik… pasti ada suatu masalah… dan sebagai pemimpin kita wajib menyelesaikan masalah / menyingkirkan hambatan tsb

Perubahan paradigma ini semakin kuat seiring dengan gerakan Total Quality Management  yang mengajarkan bahwa hilangkan ketergantungan pada inspeksi…. tapi kerjakan dengan benar sejak awal ! Ya .. inspeksi atau kontrol adalah suatu pekerjaan yang terlambat… dan merupakan pemborosan ! Buatlah sistem agar bisa mengerjakan dengan benar sejak awal !

Dampak perubahan paradigma ini lebih jelas bila kita ilustrasikan dengan seorang salesman yang diminta mengisi form kunjungan ke customernya.  Dengan paradigma lama (kontrol)… maka pengisian form kita perlukan karena kita tidak percaya pada mereka, maka alat kontrolnya adalah form tsb !

Akibatnya ….. salesman merasa diawasi … dan ia akan bertendensi untuk mengisi form sesuai harapan … karena bila tidak sesuai harapan akan berakibat pada punishment.  Selanjutnya iapun akan menyembunyikan keburukan yang terjadi dan akan cenderung menekankan kebaikan-kebaikan.  Hasilnya …. form tsb tidak menggambarkan keadaan sebenarnya ….

Dengan paradigma baru, Form adalah alat feedback dari sistem yang kita bangun, bukan alat kontrol.  Feedback ini untuk masukan semua pihak dalam sistem tsb… bukan untuk menyalahkan/ menghukum atau seseorang ! salesman akan merasa aman untuk menyampaikan kondisi apa adanya …..karena tidak dikaitkan dengan punishement pada mereka, tapi masukan untuk perbaikan sistem.

Jadi dengan bentuk output yang sama (form Kunjungan Salesman) tapi menggunakan paradigma berbeda maka efektivitas hasil yang didapat akan jauh berbeda.

Satu hal lagi…, dengan kita mempercayai karyawan..mendelegasikan tugas kepada mereka …penelitian menunjukkan bahwa karyawan tsb akan merasa bangga dan lebih all out dalam bekerja ….. artinya justru produktivitasnya meningkat, beban tugas terbagi, biaya kontrol berkurang …..ujung-ujungnya  produktivitas keseluruhan dan daya saing meningkat.

Anda Percaya semua hal di atas ? 

Kalau anda memilih untuk lebih siap menghadapi tantangan milenium baru … maka anda harus belajar untuk percaya …..

Read Full Post »

Setelah Acara Reuni SMA yang sangat mengesankan,  saya mengundang sahabat SMA saya mengunjungi rumah saya.  Saya sangat bahagia karena undangan saya tsb disambutnya, dan sahabat sayapun datang bersama anaknya yang berumur 3,5 thn.

Ditengah serunya mengenang masa-masa lalu, tiba-tiba anak rekan saya tsb memecahkan gelas kristal yang sangat berharga dan penting bagi keluarga kami.  Bukan saja kristalnya yang hancur, tetapi anak tsb mengalami luka di kaki dan yang mengerikan pecahan kacanya juga mengenai matanya ! Siapa yang salah ? siapa yang menyebabkan bencana itu terjadi ? Saya atau rekan saya ?

Cerita di atas adalah ilustrasi klasik untuk menjelaskan salah satu sikap mental systems thinking yaitu “sistem sebagai penyebab”.

Ya ! kalau kita memahami bahwa sistem itu terdiri dari komponen-komponen yang saling bergantung/berinteraksi satu sama lain, maka apapun yang dihasilkan suatu sistem… penyebabnya adalah sistem itu sendiri bukan salah satu komponen.  Leader dari sistem bertanggung jawab dalam mengelola dan memperbaiki sistemnya bila terjadi kegagalan/bencana.

Sebagai seorang leader, dimanapun posisi kita (anda sebagai saya atau rekan saya) yang lebih penting adalah rasa tanggung jawab dan memikirkan langkah kuratif dan preventif ke depan…… bukan mencari salah siapa …

Bila kita berperan sebagai “saya” dalam ilustrasi di atas, maka anda mempunyai batasan sistem yang anda kelola (misal rumah anda) dengan tujuan tertentu (menerima tamu).  Sebagai seorang leader anda bisa mencegah bencana itu terjadi dengan apapun yang bisa anda lakukan, misalnya : menyimpan kristal di tempat yang aman, atau mengatakan ke teman anda jangan bawa anak kecil, atau meminta menjaga anak kecil tsb, atau anda mengawasi anak kecil tsb, dll

Bila kita berperan sebagai “teman/tamu”, maka anda juga punya batasan sistem yang anda kelola (rumah teman/anda dan anak anda) dengan tujuan bertamu. Sama juga anda dapat mencegah bencana tsb misalnya dengan : tidak mengajak anak anda, menjaga anak anda, dll.

Jadi point disini adalah, kita harus memahami bahwa begitu sistem dibentuk/ditentukan, maka keberhasilan dan kegagalan ataupun bencana sudah menanti ….. tergantung bagaimana kita mengelola sistem tsb. 

Ingat sistem itu terdiri dari berbagai komponen yang saling bergantung dan berinteraksi.  Tidak ada penyebab tunggal….. bencana disebabkan oleh sistem yang kita bangun buka karena salah satu faktor saja.

Semoga ini menjadi bahan renungan bagi kita semua…..SUDAHKAH KITA SYSTEMS THINKING ?

Read Full Post »

Apa artinya jika kita mendapat nilai 80 dari total 100 ? apakah 80 tersebut menunjukkan performa kita ? Bila kita menelaah lebih dalam 80 bukanlah nilai kita ! nilai 80 bukanlah label kita ! Lho kok bisa begitu ???

Kalau anda mengaku sudah systems thinking, maka anda harusnya setuju dengan pendapat tersebut ! Bila anda memahami prinsip systems thinking (baca, klik  systems thinking), khususnya sikap mental kedua yaitu sistem sebagai penyebab, maka kita harus memandang nilai rapor 80 adalah feedback (umpan balik) dari sistem belajar-mengajar yang dikembangkan untuk suatu pelajaran tertentu dengan metoda tertentu yang melibatkan komponen-komponen seperti guru, murid, sarana belajar mengajar, orang tua murid, dll.

Demikian juga dengan penilaian kinerja, maka bila seseorang mendapatkan penilaian atas kinerjanya, sebenarnya nilai tersebut mewakili sistem yang dibangun atasannya dengan komponen-komponennya.  Nilai tersebut merupakan feedback (umpan balik) dari sistem yang dibangun….. bukan label untuk si pekerja !

Kalau kita sadar hal ini, maka kita tidak langsung mengatakan si anu baik si badu buruk….. kita menyikapinya dengan melihat data keseluruhan …… bagaimana sebaran nilai terjadi pada murid atau pada pekerja …….

Sebaran tersebut menjadi masukan kita sebagai leader… apa yang perlu diperbaiki … Jangan  cepat-cepat/langsung menghukum atau memberi hadiah.  Ini tidak berarti kita tidak boleh menghukum atau memberi hadiah… namun jalan menuju hal itu harus melalui tahapan-tahapan lainnya…..intinya jangan cepat-cepat memberi label baik atau buruk pada karyawan atau anak kita … sebelum kita mengetahui sistem yang ada secara mendalam…. tapi pikirkan apa yang bisa kita lakukan untuk mencapai tujuan (sistem) kita

Read Full Post »