Jangan Sembarangan Me-Ranking (aplikasi teori variasi)

Ranking dimitoskan bisa memotivasi. Kenyataannya, tidak ada riset yang mendukung ke arah itu.  Yang ada adalah, bukti banyaknya karyawan terdemotivasi karena adanya sistem ranking tsb.

Ranking umumnya merupakan hasil dari evaluasi kinerja (performance appraisal).  Kita membandingkan satu karyawan dengan karyawan lain dengan perbedaan skor/nilainya.  Kenapa berbahaya ? ayo kita lihat dari salah satu teori statistik yaitu variasi.  (untuk lebih mengerti variasi lihat juga tulisan saya terdahulu “Statistik Mengajarkan kita kapan untuk diam”

Dari teori variasi, kita mengenal :

1. variasi normal/biasa : variasi yang disebabkan sistem yang dibangun

2. variasi istimewa : variasi yang disebabkan oleh sesuatu di luar sistem yang dibangun

Misalkan, kita mempunyai 30 karyawan yang tugasnya mencetak kue,  waktu kerja adalah 1jam, dan kita mendapatkan data sbb :

1.  Rata-rata karyawan menghasilkan kue 100/jam, dan kebanyakan berkisar di 80-120 kue/jam/org

2.  Ada 2 orang yang hanya menghasilkan dibawah 60 kue/jam

3.  Ada 1 orang yang bisa menghasilkan hingga 160 kue/jam

Dari data tersebut misalnya (disederhanakan) kita bisa menyimpulkan, variasi normal berkisar antara 80-120.  Artinya, karena faktor-faktor bahan baku (tepung, mentega, gula, telur, dll), peralatan (cetakan, oven, blender, dll), metoda (urutan penuangan, lama waktu blender, lama waktu oven, setting suhu, dll), dan faktor-faktor lain seperti lingkungan (cuaca, dll), dll secara acak akan menghasilkan produktivitas karyawan seperti itu.  Ingat secara acak !

Jadi kita tidak bisa mempertanyakan atau mencari jawaban apakah salah satu faktor di atas yang menyebabkan produksi 80/orang/jam …atau 120/orang/jam.  Ini sama saja seperti kita melempar dadu…. angka 1 sampai 6 akan keluar secara acak.  Kita tidak bisa menganalisa, mengapa dari dadu yang kita lempar, sekarang angka 1 yang ke luar, tadi angka 2 dan apakah dalam dua lemparan kedepan akan muncul angka 6 ? Itu semua acak.  Sama dengan produksi karyawan di atas…. hari ini 80 besok 110 ….kemarin 99 … semua acak.

Oleh karena itu kita hanya bisa menyimpulkan dari sistem yang kita bangun, karyawan akan bervarisasi secara normal dalam range 80-120 kue. Suatu saat seorang karyawan bisa menghasilkan 80, bisa 90, lain waktu bisa 100 atau bisa 120….. acak karena variasi sistem.

Kalau kita tidak puas dengan range tsb, maka yang harus dilakukan adalah mengubah sistemnya.  Misalnya  : metoda diubah, alat diperbaiki, dll.  Tapi kita tidak bisa langsung menghakimi karyawan atau menganggap karyawan yang menghasilkan 120 lebih baik dari yang 100 dan lebih baik dari yang 80.  Mereka menghasilkan karena sistem yang dibangun oleh leadernya.  Nah disini ranking tanpa mengetahui teori variasi sangat berbahaya, membuat karyawan frustasi….. !

Untuk karyawan yang menghasilkan dibawah 60 ? apakah pasti mereka dianggap karyawan yang tidak becus ? tunggu dulu jangan terburu-buru !  kita perlu menganalisa lebih dalam…. apakah mereka menggunakan cara yang berbeda ? apakah mereka memahami cara/prosedur kerja ? sudahkah diberikan pelatihan yang memadai ?  kalau belum beri pelatihan, kalau sudah …tanya kembali apakah ybs cocok dengan pekerjaannya ? kalau tidak cocok, apakah ada pekerjaan yang cocok untuknya ? kalau ternyata cocok ? adakah masalah khusus yang menyebabkan hal itu ? ….

Intinya, jangan langsung menghakimi atau memberi label bahwa karyawan tersebut buruk.  Ini memang perlu dikuatkan oleh paradigma bahwa : sebenarnya …. pada umumnya… karyawan … ingin memberikan yang terbaik (teori Y Mc Gregor).  Jadi kalau dia menghasilkan yang tidak baik …. kita harus cari tahu penyebabnya…. karena ybs umumnya mengalami masalah yang membutuhkan bantuan.

Sebaliknya, yang mencapai 160 kue /jam bagaimana ? sama, pertama kita coba investigasi mengapa ybs bisa seperti itu ?

- Apakah ybs menggunakan metoda berbeda ? kalau ya & cara ini terbukti efektif, tularkan cara ini ke karyawan yang lain, selanjutnya rata-rata pun akan bergeser ke arah 160 kue/jam/orang.  Orang yang menemukan cara baru ini ? berilah recognition /pengakuan dan atau reward (penghargaan) sesuai dengan jasanya.

- Apakah memang ybs orang yang sangat spesial (anugrah dari Tuhan) ? kalau ya, hargai orang ini dengan memberi pekerjaan /tanggung jawab tambahan (job enlargement /job enrichment), atau ya standard gajinya dibedakan. Untuk yang istimewa ini, karena menonjol….. semua pasti mengakui …. jadi tidak akan ada perasaan tidak adil ….. justru bila tidak dibedakan menjadi tidak adil.  Biasanya orang ini memang  benar-benar terlihat jelas istimewa dan semua orang setuju tanpa diperdebatkan.

Nah, bagaimana anda menranking karyawan ? hati-hati, kenali variasi, pahami cara penanganan.  Kalau tidak hati-hati, asal meranking, bukannya motivasi yang didapat… malahan demotivasi sebagian besar karyawan yang terjadi……apalagi kalau hal ini dikaitkan dengan gaji……